Förändringsledning på inköpsavdelningen

Hej Malin och Fredrik, hur träffades ni?

Malin: När jag och Fredrik möttes arbetade jag på Göteborg Energi och var verksamhetsområdeschef för ett antal koncerngemensamma stödfunktioner, bland annat inköp. Vi hade behov av en modig och stark inköpschef som både kunde skapa struktur och utveckling. Jag fick tips om Fredrik och Kvadrat från en rekryteringskonsult. De hade rekryterat Fredrik till en tjänst på Stampenkoncernen tidigare. De beskrev honom som en toppenkille som skulle vara helt rätt för våra behov.

Berätta om uppdraget!

Malin: Den tidigare chefen hade lämnat och det fanns behov av att förflytta avdelningen mot att jobba smart, effektivt och mer tillsammans. Dels inom avdelningen men också mer tillsammans med övrig verksamhet inom koncernen. Där fanns också en sorg över att ha förlorat den tidigare chefen. Under en kort period hade vi en annan inköpschef som kom från det privata näringslivet men lämnade efter kort tid av personliga anledningar. Jag behövde någon som med ganska fria tyglar kunde jobba med gruppen och skapa förtroende. Det spenderade vi ganska mycket tid med att göra, Fredrik.

Fredrik: Det kan man säga. Jag tycker du beskriver det klockrent. Det hade varit lite turbulens och ett uppbrott från den kultur som funnits i många år. Göteborg Energi är ett jättefint företag på alla sätt, med värderingar, kompetens och så. Från mitt perspektiv som jurist och inköpschef kände jag att ”inköpskulturen” inte var riktigt rätt, synsättet på hur man ska hantera inköp var inte riktigt klockrent. Jag har jobbat som inköpschef för hela Stampenkoncernen, på RISE och på Chalmers, så jag har lite bakgrund.

Uppdraget var som interrimschef i väntan på att en ny ordinarie skulle rekryteras. Vi började med fyra månader men det blev faktiskt ett och ett halvt år. Att förvalta ligger inte riktigt för mig, så jag frågade Malin om jag fick ändra och styra upp verksamheten. Malin och jag har hela tiden haft rak och öppen kommunikation och Jag fick väldigt fria händer.

Malin: Det var ju inget förvaltningsuppdrag, det var meningen att verksamheten skulle förändras.

Hur arbetade du med kulturen, vad behövde göras där?

Fredrik: Det första var att få hela avdelningen att lämna ett inifrånperspektiv. Göteborg Energi har tusen anställda och sysslar med att producera och distribuera energi. Inköp har egentligen inget existensberättigande på egen hand, det är en stödfunktion precis som ekonomi, HR och IT. Detta hade under lång tid inte varit helt tydligt och det behövde förändras. Det innebär att vi springer inte runt på en massa kurser, referensuppdrag och mässor, utan vi ska i första hand sitta på plats och göra upphandlingar. Vi ska vara tillgängliga för verksamheten via telefon, mail och möten. Vi ska lyssna på verksamheten och tillgodose de behov som finns.

Jag tänker att det är ert signum att ni har de där speciella kompetenserna som man inte lätt hittar någon annanstans.

För att åstadkomma en sådan förändring behöver man börja med grundstrukturen. Jag skrev om alla funktions- och rollbeskrivningar och införde ett kategorianpassat inköpsförfarande. Du måste veta vad du ansvarar för och detta måste också vara tydligt för verksamheten och synas på intranätet. Mycket av detta var otydligt innan vilket gjorde att saker kunde hamna mellan stolarna.

Hur gick det att få igenom nya rollbeskrivningar och de förändringar som behövdes?

Fredrik: Ungefär hälften av medarbetarna hade varit anställda länge, där var nästan allt förändringsarbete trögt. Den andra hälften var väldigt positiva, ungefär så var uppdelningen. Jag är Prosci-certifierad förändringsledare och använde ADKAR-modellen hela tiden, i smått som stort. Det funkar, jag har gjort det förr och det är väldigt bra. Jag fick även med mig de äldre i gården som initialt varit motståndare. Det var tuffa tag i början, men sen löste det sig. Faktiskt blev jag anmäld till facket direkt efter mitt första APT-möte på grund av missnöje med förändringarna. Men det var inte svårt att förklara det jag ville göra och facket höll med om att det behövdes.

Malin: Fackanmälningarna var nog ett verktyg som man använde för att bromsa. Men facket centralt på Göteborg Energi centralt var väl medvetna om att det behövdes en förändringsresa. De förstod läget och agerade professionellt, så detta blev ingen utdragen fråga.

Nämn tre saker som gjorde uppdraget framgångsrikt!

Malin: Att sätta grundstrukturen med tydliga roller och hur vi ska jobba var det viktigaste.

Fredrik: Jag håller med, det var det absolut viktigaste. En annan viktig punkt är att göra det praktiskt enkelt för verksamheten. Står du ute i Rosenlundanläggningen i blåställ och behöver någonting ska du snabbt och lätt få tag i rätt person och rätt sätt att beställa. Jag har försökt vända på kikaren och tänka att nu är jag killen i blåställ där ute - hur får jag tag i det jag behöver köpa in?

Malin: Jag tar den sista, den är lite mer luddig i kanterna, men jag tror att den varit väldigt viktig. Vi jobbade med ledarskap och förändring och gjorde tydligt vem det är som bestämmer i slutändan. Det var en av de sakerna som jag sökte när jag tillsatte uppdraget.

Fredrik: Det tackar jag för, Malin. På avdelningen fanns några starka informella ledare som inte var positiva. Jag använder ofta en slags cowboymetod och bokar in ett möte för att reda ut de problem som finns så att vi kan arbeta mot gemensamma mål. Och tvärtom, informella ledare som är positiva coachar jag så de hjälper till ännu mer och stöttar i viktiga frågeställningar.

Malin, berätta om din bakgrund!

Jag är ekonom i grunden och har jobbat med ledarskap väldigt länge inom både offentlig och privat verksamhet. Mycket marknad, försäljning mot kund, senare mest med koncerninterna funktioner. I januari lämnade jag Göteborg Energi och är numera förvaltningschef för samhällsbyggnad och samhällsutveckling inom Marks kommun. Innan Göteborg Energi jobbade jag ett antal år på Västra Götalandsregionen i en förvaltning som heter regionservice, där jag var områdeschef för två av de största områdena.

Vad är ditt intryck av Kvadrat?

Malin: Jag har varit i kontakt med Anna och Anna (Edshage och Söderlund) på Kvadrat Göteborg och har haft en jättebra dialog med dem. Jag har också haft kontakt med Martin Asztely, de är alla drivna individer. Jag tänker att det är ert signum att ni har de där speciella kompetenserna som man inte lätt hittar någon annanstans.

Fredrik, du avslutade uppdraget igår, kom det in en ny ordinarie inköpschef?

Ja, det kom in en jättebra kvinna som jag varit med och rekryterat. Vi hade en planerad överlappning fram till midsommar, det kommer bli jättebra för Göteborg Energi.

Tack Malin och Fredrik!

Är du nyfiken på vad Kvadrat kan hjälpa ditt företag med? Läs mer här.