Framtidssäkring av indirekta inköpskostnader

Hej Anders och Peter! Anders, berätta lite om HydraSpecma group och branschen ni jobbar i!

Anders: Vi är stora på hydraulik till OEM-tillverkare såsom lastbilstillverkare, tillverkare av konstruktionsmaskiner, skogsmaskiner, marina industrin mm. Den danska delen av HydraSpecma är riktigt stora inom vindindustrin. Typiska kunder är globala kunder med svenskt eller nordiskt ursprung såsom t ex Volvo, Scania, Cargotec och Vestas.

För eftermarknaden har vi HydraSpecma Tech Centers i Sverige och Finland och ett nät av återförsäljare, som tillsammans med vår webbshop når ut till ett brett spann av nordiska industrikunder och slutanvändare. Tillsammans är HydraSpecma group ledande inom hydraulik i Norden.

HydraSpecma group ingår i börsnoterade Schouw&Co, ett av Danmarks största investmentföretag. Totalt består HydraSpecma Group av ett femtontal bolag, varav den svenska delen, tidigare Specma Group, består av tio bolag med verksamhet i Sverige, Finland, Norge, England, Polen, Brasilien och Kina. Omsättningen ligger totalt på ca 2,6 miljarder varav den svenska delen på ca 1,6 - 1,7 miljarder SEK.

Hur ser bakgrunden till uppdraget ut?

Anders: HydraSpecma group har historiskt byggts av sammanslagningar av bolag. Det gör att vi finns på många platser, totalt faktiskt ett trettiotal platser, eller siter, som vi kallar det. När vi har vuxit genom förvärv har företagen inledningsvis fått vara mer eller mindre självständiga och det finns kvar en del lokala avtal med leverantörer när det gäller indirekta kostnader. Hyror, städning, el, förbrukningsmateriel, förnödenheter, kontorsfaciliteter etc. Allting som inte är varor som köps, vidareförädlas och säljs.

Just indirekta kostnader har varit Peters fokus i uppdraget, han är en senior inköpskonsult och det har varit väldigt bra för oss att han kom in och arbetade med det här området.

Peter: Inom detta inköpsområde var det relativt fragmenterat hos HydraSpecma och med många olika strategier. En gemensam koordinering kan ofta skapa många fördelar, lättare att överblicka och sannolikt ofta bättre villkor.

Anders: Det är riktigt, man utnyttjar inte storleken när man skriver många små avtal. Dels är det ju lägre volymer när man kör på lokala avtal och samlar man det i ett centralt avtal får man troligtvis bättre villkor. Sen tillkommer ju all administration kring de här avtalen också.

Hur startade ni upp arbetet?

Anders: Vi hade ett antal områden som vi ville se över, både för att det var ett tag sen avtalen hade förhandlats och även på grund av att vi hade små lokala avtal. Vi kollade också efter vilka områden som omsatte mest pengar för att säkra att vi skulle jobba där vi kunde få "most bang for the buck".

Peter: Arbetet handlade om att skapa säkerhet, struktur, ordning och reda och få alla att dra åt samma håll. Lokalt har alla självklart arbetat med de här områdena med bästa goda vilja men med olika historik och resurser att arbeta med det så har resultatet varierat.

Vi är väldigt nöjda med den professionella och resultatinriktade insatsen från Peter, som levererade över förväntan.

Anders: Var och en har naturligtvis gjort det bästa för sin lokala site, men det är ju inte säkert att det alltid har blivit bäst för helheten.

Peter: Typiskt sett så är det leverantörens avtalsunderlag som används och att inte skapa ett avtalsunderlag som är favoriserande för den betalande parten, är väl snudd på tjänstefel vid framtagandet av ett avtal. En del avtal har funnits länge där villkoren inte omförhandlats och vi har därför hittat en del avtalsvillkor med förbättringspotential. Om det inte är möjligt att komma ner till en enda eller ett fåtal leverantörer, kan man i vart fall minska antalet. Det fanns områden som hade många olika leverantörer, t ex ett område som vi kallade “fabriksförnödenheter”. I mitt arbete kontrakterade vi på HydraSpecmas nya avtalsunderlag ett partnerskap tillsammans med tre stycken, varav två var befintliga och en ny leverantör. Den stora utmaningen ligger i att få med sig hela organisationen.

Peter, hur har du jobbat för med att få med dig organisationen?

Peter: När man finns på så pass många ställen som HydraSpecma är det en viss utmaning. Man behöver få alla att förstå att man gör detta för att det är bra för hela organisationen. Om det finns vinster att göra för hela företaget kan det till och med vara motiverat att ta en något högre kostnad på någon site, även om det såklart svider där. Det är viktigt att tydligt informera vad man ämnar göra och varför. Mål måste sättas och nyttan tydligt visualiseras. Som extern konsult är det helt avgörande att få ledningens stöd och att detta stöd kanaliseras ut i organisationen.

Anders: Oavsett vad man köper in, när det handlar om lite större pengar, ska man alltid ha med både en person som är tekniskt kunnig som säkerställer att man köper in rätt sak - och ett förhandlingsproffs som kan säkerställa så bra villkor som möjligt. Vi har varit duktiga på att säkra den tekniska specifikationen men inte alltid haft tillräckligt starka förhandlare för att få bästa tänkbara villkor. Detta arbetar vi in i organisationen nu, bland annat med en ny inköpspolicy, som Peter har tagit fram. Handlar det om inköp över ett visst belopp ska det stämmas av med en professionell inköpare. Inköpsansvaret ska således inte enbart ligga på den inköpande chefen utan ett förhandlingsproffs ska deltaga i upphandlingen/inköpet när det handlar om lite större värden.

Peter: Man stämmer av mellan inköp och organisationen i varje case om vad man ska göra, det blir olika lösningar beroende på omsättning och komplexitet, allt ifrån rådgivning till djupare engagemang från inköps sida. I dialog med budgethållaren hittar man tillsammans den bästa lösningen.

Hur ser projektets leverans ut?

Peter: Jag har omförhandlat många avtal, med konkreta besparingar som resultat och tagit fram en ny inköpspolicy och en uppsättning egna avtalsmallar för indirekta inköp för HydraSpecma. Tidigare har HydraSpecma signerat leverantörernas kontraktsunderlag och de har alltid villkor som är utformade för att favorisera leverantören och kan dessutom ibland vara svåra att tolka. Skriver man sina egna avtal kan man sova gott om natten.

Vi gjorde också ett globalt avtal för datorer och tillbehör, vilket resulterade i bra besparingar.

Anders: Vi är väldigt nöjda med den professionella och resultatinriktade insatsen från Peter, som levererade över förväntan. Vi har också redan börjat använda de nya avtalsmallarna i några upphandlingar och ska rulla ut det brett tillsammans med den nya inköpspolicyn.

Peter: Inför uppdraget garanterade jag att jag skulle spara väsentligt mer pengar per år, än vad mitt uppdrag totalt skulle kosta. Det löftet har jag hållit med råge.

Anders, berätta om din bakgrund!

Anders: Jag har bakgrund som auktoriserad revisor på Ernst & Young och gör min andra vända på HydraSpecma faktiskt. Jag var CFO mellan 2005 och 2010 och kom tillbaka hösten 2017 efter att ha jobbat på två andra bolag.

Tack Anders och Peter! 

Är du nyfiken på vad Kvadrat kan göra för dig och ditt företag? Läs mer här.